Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση
δεν θα είναι πλέον μια προαιρετική επιλογή. Σύντομα θα αποτελεί θεσμική
απαίτηση και αναγκαίο βήμα για κάθε σύγχρονη επιχείρηση που θέλει να
διασφαλίσει τη συμμόρφωση με το νομοθετικό πλαίσιο, να προστατεύσει τα δεδομένα
της και να ενισχύσει τη διαφάνεια στις συναλλαγές της.
Από την εφαρμογή του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής μέχρι την επερχόμενη υποχρεωτικότητα στις Β2Β συναλλαγές, η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι πλέον επιβεβλημένη. Η μετάβαση στη νέα εποχή, όμως, δεν πρέπει να γίνει απλά με γνώμονα την κάλυψη των τυπικών υποχρεώσεων κάθε νομοθετικής ρύθμισης. Από τη στιγμή που όλο και περισσότερες διαδικασίες ψηφιοποιούνται, ένας ιδιαίτερα σημαντικός παράγοντας που πρέπει μία επιχείρηση να λάβει υπόψη είναι η ασφάλεια των δεδομένων!
Οι κίνδυνοι που ελλοχεύουν
Η πιο δημοφιλής επιλογή για την εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι μέσω παρόχου. Η υλοποίηση μέσω παρόχου φέρνει πολλά οφέλη, όπως την μείωση του λειτουργικού κόστους, την ταχύτερη ολοκλήρωση των διαδικασιών μέσω αυτοματοποίησης και την ευθύνη της ορθής διαβίβασης να βαραίνει τον Πάροχο και όχι την επιχείρηση. Κατά την επιλογή παρόχου, όμως, πρέπει να αναλογιστείτε όχι μόνο τις λειτουργίες ενός συστήματος αλλά και τα χαρακτηριστικά ασφαλείας που ενσωματώνει καθώς η ψηφιοποίηση εισάγει μία σειρά από απειλές. Οι απειλές αυτές μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την καθημερινή λειτουργία μίας επιχείρησης, τα οικονομικά της αποτελέσματα, ακόμα και την επιβίωσή της! Παρακάτω θα δούμε τις σημαντικότερες.
Διαρροή δεδομένων
Η κρισιμότερη απειλή είναι αυτή της διαρροής δεδομένων. Αν οι εσωτερικές πληροφορίες μίας επιχείρησης και των συνεργατών της κυκλοφορήσουν, τότε οι επιπτώσεις μπορεί να είναι πολυδιάστατες. Αρχικά, χάνεται η αξιοπιστία που έχει χτίσει μία επιχείρηση. Επιπλέον μπορούν να υπάρξουν οικονομικές απώλειες, είτε λόγω ποινών που προβλέπουν οι συμβάσεις με τους πελάτες, είτε λόγω της αδυναμίας προσέγγισης νέων πελάτων, είτε λόγω προστίμων που θα επιβληθούν από τις εκάστοτε ρυθμιστικές αρχές (π.χ. λόγω παραβίασης GDPR). Επιπλέον:
- Επιθέσεις που «κλειδώνουν» τα ψηφιακά αρχεία τιμολόγησης μέχρι να καταβληθούν λύτρα, μπορούν να παραλύσουν τη λειτουργία της επιχείρησης.
- Απόπειρες εξαπάτησης μέσω email που αποσκοπούν στην υποκλοπή κωδικών ή στην εγκατάσταση κακόβουλου λογισμικού.
- Αλλοίωση του περιεχομένου ενός τιμολογίου, είτε σκόπιμα είτε λόγω κακών διαδικασιών, με πιθανές λογιστικές και φορολογικές συνέπειες.
- Η μη κρυπτογραφημένη αποθήκευση και η απουσία επαρκών αντιγράφων ασφαλείας θέτει σε κίνδυνο την ανάκτηση των δεδομένων.
- Η μη τήρηση προτύπων όπως το ISO 27001, το GDPR ή το PEPPOL μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα πρόστιμα και απώλεια εμπιστοσύνης από πελάτες ή συνεργάτες.
- Η απουσία audit trails δυσχεραίνει την ανίχνευση παραβιάσεων και την επίλυση περιστατικών.
Η αξία της επιλογής ενός αξιόπιστου παρόχου
Η επιλογή του κατάλληλου παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, λοιπόν, δεν είναι τόσο απλή υπόθεση. Κάθε επιχείρηση πρέπει να λάβει υπόψη της τα κριτήρια ασφάλειας έτσι ώστε να εξασφαλίσει πως δεν θα βρεθεί εκτεθειμένη σε πιθανούς κινδύνους. Ο τρόπος που το EINVOICING προσεγγίζει το θέμα της ασφάλειας είναι ένας από τους λόγους που αναδεικνύεται ως κορυφαία λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης σήμερα. Η λύση της SOFTONE IMPACT, πιστοποιημένου παρόχου από την ΑΑΔΕ, ενσωματώνει προηγμένα μέτρα ασφαλείας για να προφυλάξει τα δεδομένα και τις λειτουργίες της επιχείρησής σας:
Η διαχείριση και αποθήκευση των δεδομένων
συμμορφώνεται πλήρως με το πρότυπο ISO 27001, ενώ μέσω του αποκλειστικού PEPPOL
Access Point της SOFTONE IMPACT, τα τιμολόγια διαβιβάζονται γρήγορα και με
ασφάλεια στην αρμόδια αρχή.
Παράλληλα, η προηγμένη cloud υποδομή της SOFTONE IMPACT έχει το επιπλέον πλεονέκτημα πως υποστηρίζει την αδιάκοπη επεκτασιμότητα των υπηρεσιών. Όχι μόνο από την πλευρά της επιχείρησης, αλλά και από αυτή του παρόχου. Η SOFTONE IMPACT μπορεί πολύ εύκολα να προσθέσει νέα εργαλεία στη λύση της και να αναβαθμίσει το λογισμικό των χρηστών. Ήδη, η πλατφόρμα EINVOICING ενσωματώνει λειτουργίες όπως η αποστολή παραστατικών μέσω Viber και SMS, καθώς και αναφορές για το E3 και τον ΦΠΑ. Η συνεχής εξέλιξη της λύσης εξασφαλίζει την έγκαιρη συμμόρφωση με κάθε αλλαγή της νομοθεσίας και προσφέρει διαρκώς νέα χαρακτηριστικά που απλοποιούν την καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεων.
Τέλος, η SOFTONE IMPACT, διαθέτοντας πιστοποίηση από
το Πανεπιστήμιο Αιγαίου, έχει επιβεβαιώσει τη δυνατότητά της να διαχειρίζεται
με συνέπεια και αξιοπιστία μεγάλο όγκο παραστατικών. Έτσι διασφαλίζεται η
απρόσκοπτη και συνεχής διαβίβαση στο myDATA της ΑΑΔΕ
— ένα σημείο στο οποίο άλλοι πάροχοι ενδέχεται να αντιμετωπίσουν δυσκολίες όσο
οι απαιτήσεις της αγοράς εντείνονται.
Αναμφισβήτητα η επιλογή ενός αξιόπιστου,
πιστοποιημένου παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης με αυστηρές πολιτικές ασφάλειας
και συμμόρφωσης είναι καθοριστική. Η ψηφιοποίηση των συναλλαγών πρέπει να
συνοδεύεται από ένα ισχυρό πλαίσιο προστασίας που διασφαλίζει ότι κάθε τιμολόγιο
εκδίδεται, αποστέλλεται και αποθηκεύεται με ασφάλεια.
Το EINVOICING της SOFTONE IMPACT
ενσωματώνει όλα τα παραπάνω, προσφέροντας μια ολοκληρωμένη, ασφαλή και
αποδοτική λύση που καλύπτει κάθε ανάγκη σύγχρονης επιχείρησης. Με αποδεδειγμένη
αξιοπιστία και πλήρη συμμόρφωση με τις προδιαγραφές της ΑΑΔΕ, αποτελεί το
ιδανικό εργαλείο για τη μετάβαση στη νέα ψηφιακή εποχή.
Μπορείτε να μάθετε
περισσότερα για την πλατφόρμα EINVOICING και τη SOFTONE IMPACT,εδώ.
Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τις λύσεις της SOFTONE, μέλος του Ομίλου Olympia, εδώ.
